It’s the end of the world as we know it…?

We hebben er allemaal wel eens last van. Soms nestelt een liedje zich hardnekkig in je hoofd. Je fluit het vanaf het moment dat je opstaat, tot je naar bed toe gaat. En het gaat er wekenlang niet meer uit. Dat heb ik momenteel met: ‘It’s the end of the world as we know it…’ van REM.

Misschien heeft het te maken met de crisis. Als ik het nieuws moet geloven bevinden wij ons op een zinkend schip, zowel economisch, cultureel als sociaal. Maar het deuntje kan ook te maken hebben met het jubileumcongres van de Nederlandse Boekhistorische Vereniging (NBV) dat ik op 1 november bezocht. Centrale vraag tijdens deze dag was of de geschiedenis van het boek ons kan helpen om de mediarevolutie (of beter gezegd -depressie) waar wij ons momenteel middenin bevinden beter te begrijpen. Want zoals we allemaal weten lezen we steeds minder, kopen we geen papieren boeken meer, zeggen we massaal de krant op en voeden we ons met snapshots van Nu.nl en sociale media.

De NBV had aan acht onderzoekers, gespecialiseerd in uiteenlopende periodes en aspecten van de boekgeschiedenis, gevraagd om ter beantwoording van deze vraag de voorbije revoluties in tekstoverdracht onder de loep te nemen. Het doemdenken over het einde van het boek en het lezen bleek niet uniek voor onze tijd, maar doorheen de geschiedenis een terugkerend thema te zijn. Van de overgang van handschrift naar druk, de leesrevolutie van de 18de eeuw tot aan de uitvinding van elektronische media als telefoon en radio, elke mediarevolutie is tot dusver op een vergelijkbare manier ervaren. Enerzijds met vreugde over de groei van het aanbod en het toegenomen gemak. Anderzijds met angst voor oppervlakkigheid en het verlies aan controle. En, zoals Adriaan van der Weel in zijn introductie betoogde, net zoals bij een echte revolutie zijn de veranderingen onontkoombaar. Ze kunnen niet door individuen kunnen worden beïnvloed, laat staan worden tegengehouden.

Het verhaal van Lisa Kuitert richtte zich op de leesrevolutie van de achttiende eeuw. Zij liet zien dat tijdens deze periode steeds meer werd gelezen en gekocht en dat zich ook allerlei nieuwe genres ontwikkelden. Het lezen beperkte zich niet meer tot een intensieve bestudering van de canon, maar er werd steeds meer en oppervlakkiger gelezen. Dit zorgde voor een veranderende relatie tot de tekst die hiermee minder heilig werd en niet alleen vereerd, maar ook bespot kon worden. Deze ontheiliging ziet zij terug in de moderne tijd. Door het internet, social media en self-publishing wordt de diversiteit in teksten groter en groter, maar de waarde en levensduur ervan wordt ook steeds kleiner. Zij roept daarom (tevergeefs, zie boven) op om in opstand te komen, en deze trend te keren.

Kevin Absillis probeerde in zijn betoog vooral een verklaring te bieden voor onze angst voor het verdwijnen van het boek. Hij constateerde daarbij allereerst dat in de recente pers en literatuur de persoon Gutenberg wordt geassocieerd met allerlei ‘verlichte’ uitvindingen, zoals democratie, de moderne mens en de rede. Zo werd in The Economist 1439 -het jaar waarin Gutenberg voor het eerst met losse letters drukte – als belangrijkste jaartal in de geschiedenis van de mensheid verkozen. Dat is op zijn zachtst gezegd merkwaardig. Dat aan het drukken van boeken meer belang wordt gehecht dan aan het maken van machines kan ik nog wel volgen, maar dat deze gebeurtenis zelfs de geboorte van Jezus Christus verslaat….?
Absillis beschouwt het ophemelen van het (papieren) boek in het algemeen en de persoon Gutenberg in het bijzonder dan ook als een nostalgisch gestimuleerde bewustzijnsvernauwing, maar hoe kan deze worden verklaard? Hiervoor bestudeerde hij een aantal apocalyptische films en romans waarin boeken onverwacht een grote rol blijken te spelen, zoals 1984, V is for Vendetta en The day after tomorrow. In alle gevallen staan boeken symbool voor het verdwijnen van onze beschaving. Alleen door het redden van boeken (lees: onze rede) kan het tij worden gekeerd en onze beschaving gered. Hieruit spreekt een verlangen naar de moderniteit zoals die oorspronkelijk bedoeld was, met de belofte van vooruitgang, redelijkheid en perfectie. Absilis waarschuwt dat de moderne wetenschap zich afzijdig zou moeten houden van deze deze ideologische interpretatie van de boekgeschiedenis en meer naar de feiten zou moeten kijken.
Dit doet ook Kiene Brillenburg, die ‘het einde van het boek’ slechts als de uiting van een literair genre beschouwt. Volgens haar is er juist sprake van een tegentrend. Net zoals er na de uitvinding van de magnetron en kant-en-klaarschotels hernieuwde aandacht kwam voor slow-cooking en kleinschalig produceren, zien we nu dat de digitale revolutie ook een slow-traditie tot gevolg heeft. Grote bedrijven hebben te lijden onder de crisis, maar tegelijk komen er steeds meer kleine uitgeverijen, die zich richten op ambachtelijke productie voor een klein publiek.

De slotdiscussie zorgde voor misschien wel de boeiendste bijdrage aan de dag. Voormalig uitgever-directeur van Meulenhoff Laurens van Krevelen vroeg hierin aandacht voor de invloed van de economische zienswijze op de huidige (veronderstelde) teloorgang van het boekenvak. Concernvorming, marketing, massaproductie; het zijn deze mechanismen die bij uitgeverijen hebben gezorgd voor een beleid dat slechts gericht was op winstmaximalisatie, met de bekende desastreuze gevolgen. We hoeven daarbij alleen maar te denken aan de teloorgang van Selexyz en de Free Record Shop. We kunnen wel somberen over de dalende uitleencijfers bij openbare bibliotheken, maar moeten deze vooral in perspectief zien. Vóór 1970 waren ze namelijk nog veel lager waren dan nu. Ook kranten laten een vergelijkbare curve zien. De oplage van NRC groeide in de jaren negentig explosief van 90.000 naar 300.000. Door de huidige daling krijgen wij misschien wel het gevoel dat het einde van de papieren krant in zicht is, maar in zekere zin zijn we nu weer terug bij de normale cijfers. Met andere woorden, we hebben te maken gehad met een zeepbel, een onnatuurlijke groei die gedoemd was tot een einde te komen. Dat dit nu gebeurt is misschien wel een noodzakelijke ontwikkeling. Het kaf wordt van het koren gescheiden, de (kleinere) gezonde bedrijven blijven over en het belangrijkste: we zijn terug bij de menselijke schaal.

En of het papieren boek zal blijven bestaan? Dat zal de tijd ons leren. Vanaf het moment dat de drager geen toegevoegde waarde meer biedt op de inhoud, dan zal deze verdwijnen. Wie treurt er nu bijvoorbeeld nog over het verlies van het casettebandje? Maar hoewel we inmiddels auto’s, vliegtuigen en raketten tot onze beschikking hebben, stappen we allemaal nog massaal in de trein. En ondanks de uitvinding van de TV luisteren we allemaal nog altijd graag radio, een archaisch medium, al zo’n 100 jaar oud, maar nog altijd springlevend. Iets minder Armagaddon dus graag. We bevinden ons dan misschien aan het einde van een tijdperk, maar het einde van onze beschaving is gelukkig nog lang niet in zicht.
It’s the end of the world as we know it? But I feel fine……..!!!

AppsWorld

Voor de AppsWorld conferentie was ik van 19 tot en met 23 oktober in London. Eerst een paar dagen met vrouw en kinderen Londen bekeken: Tower of London (de zes raven leven nog), Big Ben, London Eye, Trafalgar square, National Gallery, de wisseling van de wacht en veel tubes.

Dinsdagochtend vlogen mijn vrouw en kinderen weer naar Nederland en ik ging naar de AppsWorld conferentie die gehouden werd in Earls Court Exhibition Centre. AppsWorld is een tweedaagse conferentie en expositie die al 4 jaar wordt gehouden in Europa en Noord-Amerika. Het gaat over apps en app eco-systemen op elke manier: apps voor mobiel (Android, iOS), apps voor televisie, apps voor in de auto, games, HTML5, marketing, betalingen en nog veel meer.

Naast veel bedrijven die hun apps en spullen laten zien, zijn er ook workshops en presentaties. Ik heb er een paar gevolgd waarover ik hieronder meer zal vertellen. Maar nog eerst wat cijfers: ruim 8000 bezoekers, 250 bedrijven en meer dan 200 sprekers (waaronder Steve Wozniak). Deze sprekers werden per track ingedeeld, zoals API strategies, HTML5, Developer World, Tech World, Droid World. Sommige tracks daarvan waren alleen toegankelijk met premium passes.

Dinsdagmorgen begon met verschillende openingstoespraken. Van verschillende sprekers die dag en woensdag ben ik de volgende interessante/opmerkelijke feiten of meningen te weten gekomen:

Meerdere sprekers dachten dat HTML5 steeds meer binnen een mobiele app gebruikt zou gaan worden. Deels komt dit door het feit dat er 2 grote en verschillende mobiele platformen zijn (iOS en Android) en het ontwikkelen voor 1 platform (HTML5) is goedkoper dan ontwikkelen voor 2 platformen.  Verder is ontwikkelen voor Android duurder dan voor iOS of ontwikkelen in HTML5. Dit komt voor een deel door de fragmentatie binnen Android. Maar, de klant verwacht wel een “echte” app die uit een App Store komt. Aan die wens is dus tegemoet te komen door een “echte” app als schil te gebruiken voor de HTML5 app (net zoals wij doen binnen de “Leiden Univ” app).

Naast HTML5 waren er nog andere oplossingen om voor meerdere platformen tegelijkertijd te ontwikkelen. Microsoft had een praatje over crossplatformdevelopment met hun Azure platform. Hiermee is een crossplatform app ontwikkeld voor een rugby team wat er indrukwekkend uitzag (zowel de app als het team). AppMachine heeft een andere oplossing, waarmee je met “building blocks” een crossplatform app in elkaar zet. Dit Nederlandse bedrijf (in de “Fryslân Valley”) was goed vertegenwoordigd en had een mooi product, waarmee je op basis van een website een app kon laten genereren.

De betaalmodellen van apps veranderen ook: het freemium model wordt steeds populairder. 25% van de Android apps en 45% van de iOS apps is nog betaald, de rest is gratis of freemium. Android ontwikkelaars verdienen vooral aan contract werk, niet aan de verkoop van apps. Ook is er nu een mogelijkheid om via Amazon reseller te worden en daarmee geld te verdienen. Paypal had ook een API om binnen een app geld over te maken.

Er wordt steeds meer gezocht naar technologie die niet in de weg zit. Hiervan is Google Glass een duidelijk voorbeeld. Dit is echt bedoeld om de hele dag te gebruiken. Tijdens het praatje over Google Glass bleek het vrij simpel of juist heel moeilijk te zijn om een app te maken voor Google Glass. Dit kwam omdat er 3 manieren zijn om dit te doen, die ook nog ’s door elkaar lopen. Het makkelijkst is om de mirror API te gebruiken, waarbij je eigenlijk op je eigen server bepaalde data klaar zet die via een REST service opgehaald wordt. De mogelijkheden zijn beperkt. Je kan ook de Android Foundation gebruiken, wat je ook gebruikt bij programmeren voor Android. En dan heb je nog de GDK, maar die is nog niet klaar.

De marketing van apps kwam ook aan bod; er was een presentatie van de (vervelende) CEO van ooVoo over SoLoMo. ooVoo heeft 80 miljoen geregistreerde gebruikers, dus ondanks die CEO doen ze toch iets goed.

Over de gebruikservaring van mobiele apps was een heel interessante presentatie van de BBC. Daarin werd duidelijk dat ze eerst veel UX aanpassingen deden en dat ze daar nu op terugkomen omdat het veel extra werk oplevert. Wel vonden ze het belangrijk om een duidelijk thema of terugkerend element te hebben binnen hun mobile apps. Dat deden ze nu door (subtiel) kleurgebruik en 1 custom element. Verder gebruiken ze veel web content binnen hun apps, zoals al eerder aangegeven werd. Het voordeel is dat de content dan altijd up-to-date is. Verder hadden ze als motto: de gebruiker wil de app gebruiken, dus zit hem/haar niet in de weg.
In een paneldiscussie werd daarna duidelijk dat men dacht dat de interactie steeds meer zou gaan naar praten tegen de computer/mobiel. De huidige generatie heeft daar nog wel problemen mee (bang voor reactie van anderen), maar het bleek dat dat niet meer speelde bij de jongere generatie. Ook dacht men dat bij scherminteractie gestures steeds belangrijker worden.

Het interview met Steve Wozniak was erg druk bezocht maar wel interessant. Hij is een echte geek en dat laat ie ook duidelijk merken. Zo heeft ie 2 horloges om, een iPod nano en een Nixie watch. Hij denkt dat smart watches de toekomst zijn, waarbij ze aan de binnenkant open kunnen klappen zodat gebeld kan worden. Ook zou het horloge continu mee kijken en je (als een goede vriend) opmerkzaam moeten maken op dingen; als het een taartenwinkel ziet je laten weten dat je nog een taart moet kopen, maar als er een mooi meisje voorbij komt dit ook laten weten. Techniek moet alles zo makkelijk mogelijk maken en wordt steeds persoonlijker; “who do you ask life’s questions? It starts with G-O and it is not God”

Het was een leuke tijd waarin ik veel gezien en geleerd heb. De nadruk lag vooral op Android en iOS, maar Windows Phone en Blackberry waren ook aanwezig. Wat betreft marktaandeel stellen die (nog) niet / niet meer zoveel voor binnen mobiele apparaten.

Het web is niet meer

Het web is niet meer. Althans, niet meer zoals het vroeger was.

Vroeger, toen moesten er allemaal trucs uit gehaald worden om ervoor te zorgen dat een website op verschillende (versies van) browsers het goed deed en er goed uitzag. Vroeger, eind jaren 90 en begin 2000, toen de browser wars in volle gang waren en je als sitebouwer moest weten welke feature op welke versie van welke browser bestond. Vroeger, toen je meer tijd kwijt was om een website er op elke browser goed uit te laten zien dan met het hele design en ontwerp van de site zelf. Vroeger, toen iedereen alleen nog maar een browser had op zijn PC. Of hooguit een WAP browser op je mobiele telefoon die je niet gebruikte omdat het zo traag was en de sites zo slecht.

Vroeger was alles beter….

De tijden zijn veranderd. Het web verandert mee. Het web zoals het was, is niet meer(!)

Het bouwen voor een versie van een browser behoort tot het verleden. Geen browser sniffing meer nodig, dat zou iedereen wel moeten beseffen. Tegenwoordig is het voldoende om te checken op features.

Nu zijn er heel andere problemen, die gelukkig gepaard gaan met goede oplossingen. En als alle sitebouwers weten en gebruik maken van deze oplossingen, dan ziet de toekomst van het web er heel zonnig uit.

Welke problemen zijn er dan? De meeste browsers houden zich goed aan de W3C standaarden. Er zijn er wel die voorop lopen en features ingebouwd hebben die nog niet tot een (officiële) W3C standaard behoren, maar dat zijn kleine problemen die met wat extra typen op te lossen zijn (bijvoorbeeld het stylesheet element ‘column-count‘ heet in FireFox ‘–moz-column-count’ en in WebKit browsers zoals Chrome en Safari ‘–webkit-column-count’. Die moeten dus in een stylesheet alle drie vermeld worden, wil het op de meeste browsers goed werken).

Het grote probleem van vandaag (en morgen) is dat je website niet alleen meer bekeken wordt op een PC met een scherm van 1024×768 of 1366×768 (meest populair een paar jaar terug en in 2013 nog goed voor 33% van de PC’s) of nog groter (nu ruim 40% van de PC’s), maar ook steeds meer op mobiele apparaten. Deze hebben vaak schermen niet breder dan 320 points (nee, geen pixels!). En, wat vaak vergeten wordt, ze werken niet met een muis! Dat betekent dus dat de links en knoppen die gebruikt worden eigenlijk minstens 40 points breed en hoog moeten worden om goed aantapbaar te zijn.

Gelukkig zijn er technieken beschikbaar om met deze problemen om te gaan: HTML5, CSS3 en JavaScript. Samen bieden ze diverse mogelijkheden om op basis van afmetingen en resolutie van het scherm het design van de site aan te passen, zodat dezelfde site op een PC met groot scherm of op een mobiel met een (relatief) klein scherm goed leesbaar is en goed werkt. Een webdesign benadering die gebruik maakt van deze mogelijkheden is Responsive webdesign. Deze term is bedacht door Ethan Marcotte in 2010. Het houdt in dat de website zich aanpast aan de omgeving waarin deze getoond wordt met behulp van flexibele grids, flexibele afbeeldingen en CSS3 media queries.

Responsive webdesign werkt met relatieve eenheden (percentages en ems) in plaats van absolute eenheden als pixels. Hierdoor wordt de breedte en hoogte van de elementen aangepast aan de breedte (en eventueel hoogte) van het scherm. Zo kunnen bepaalde elementen bij een breed scherm naast elkaar staan en bij een smaller scherm onder elkaar door gebruik te maken van float in het stylesheet.

Ook werkt Responsive webdesign zoals gezegd met CSS3 media queries. Hiermee kunnen stijlen afhankelijk gemaakt worden van het medium dat gebruikt wordt. Dus voor een scherm kleiner dan 400 points breed kunnen stijlen gedefinieerd worden die bepaalde plaatjes verkleinen of bepaalde elementen onzichtbaar maken.

De ideeën en de technieken zijn er dus, maar het vraagt wel een hele andere manier van denken over een website. Mijn mening is dat er niet begonnen moet worden met hoe een site er uit moet zien, maar welke content getoond moet worden. Dus ga uit van de content. Hier biedt HTML5 ook hele goede ingangen omdat hier niet meer de presentatie voorop staat, maar de betekenis. Oftewel je kan in HTML5 aangeven dat iets belangrijk is, of dat het een header, footer, navigatie of een figuur is, maar je doet geen uitspraak over de presentatie in de HTML (dus geen <B> om iets belangrijk en dikgedrukt te krijgen). De presentatie wordt geheel geregeld door stylesheets en eventueel JavaScript.

Content en semantiek kunnen dus geheel gescheiden worden van de presentatielaag. Dit heeft grote voordelen bij het aanpakken van het grote probleem van vandaag (en morgen): veel verschillende schermgroottes en resoluties. Met JavaScript kan de interactielaag aangepast worden aan de mobiele apparaten. Deze werken immers niet met een muis! Je kan dus niet gebruik maken van het feit dat de gebruiker zijn muis over een element op je website beweegt, maar je kan wel weer gebruik maken van allerlei andere interacties die niet met een muis kunnen, zoals vegen of tappen met 2 vingers.

De scheiding tussen content/semantiek, presentatie en interactie heeft nog meer voordelen:

  • Zoekmachines kunnen beter indexeren, omdat ze verschil zien tussen de echt belangrijke teksten, en teksten voor navigatie en minder belangrijke teksten (zogenaamde aside)
  • De inhoud (content) is makkelijk aan te passen door iemand zonder veel verstand van HTML
  • Een andere presentatie vorm is makkelijker te verwezenlijken
  • De interactie is aan te passen aan nieuwe mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld voorlezen of stembesturing

Responsive webdesign gaat uit van de website in zijn geheel, waarbij elementen verkleind of uitgezet worden als het scherm te klein is voor alles. Dit heeft als nadeel dat alle HTML, plaatjes en javascript geladen moeten worden, ook op een mobiel met slechte netwerk verbinding. Een andere benadering is mobile first: ontwerp/bouw voor het kleinste scherm (een mobiel) en voeg elementen toe naarmate het scherm groter wordt. Dit heeft als nadeel dat de wat minder capabele browsers (oude versies of bij mensen die bijvoorbeeld javascript uit hebben staan) alleen de mobiele versie zien.

Ik denk dat een derde manier de beste oplossing is: ga niet uit van de hele site en verklein of laat weg (responsive webdesign) en ga ook niet uit van het kleinste scherm (mobile first), maar ga uit van de inhoud: content first. Hoe zou dat kunnen werken:

  • Bij ontwerp en bouw wordt uitgegaan van de content
  • De content die belangrijk is, wordt eerst in betekenisvolle blokken opgebouwd. Hier kan prima HTML5 voor worden gebruikt. Content die niet altijd (dus niet op elk apparaat) getoond wordt, wordt nog buiten beschouwing gelaten. Denk hierbij aan aside blokken of sommige navigatie blokken. De volgorde van de blokken moet logisch zijn, maar de correcte plaatsing op het scherm gebeurt later.
  • Plaatjes of video kunnen ook geplaatst worden, maar niet op hele hoge resolutie.
  • Om de content nog toegankelijker te maken zou gebruik kunnen worden gemaakt van microdata en ARIA attributen
  • Met stylesheets en media queries wordt de presentatie van de blokken gemaakt voor verschillende schermgroottes. Hier kunnen de technieken van responsive webdesign goed gebruikt worden. Er wordt bij deze stap al rekening gehouden met extra content, zoals asides.
  • Met javascript kan nu de extra inhoud en/of betere versies van plaatjes of video ingeladen worden. Bijvoorbeeld, er kan op een groot scherm een aside geladen worden. Ook kunnen de hoge resolutie versies van plaatjes ingeladen worden, als het doelsysteem dit toelaat (denk aan of het scherm het aan kan en of de netwerkverbinding goed genoeg is)
  • Met javascript kan een extra interactie laag aangebracht worden, bijvoorbeeld voor ondersteuning van swipen of tappen met meerdere vingers voor mobiel, maar ook voor mouseovers voor de desktop.

Alle extra content kan met technieken als media queries en javascript geladen worden, zodat webbrowsers die daar geen capaciteit voor hebben, er ook niet mee belast worden.

Content first vereist een andere manier van websites ontwerpen en bouwen. Maar de technieken zijn voor een groot deel bij de meeste webbrowsers al beschikbaar. Oudere webbrowsers worden ook goed getoond, maar hebben wellicht minder functionaliteit. Het belangrijkste, namelijk de content, wordt goed afgebeeld.

Op naar een zonnige toekomst!

PS: na het schrijven van deze blog kwam ik erachter dat de term “content first” al eerder werd gebruikt. Zeker de moeite waard om ook deze artikelen te lezen, waarbij de invalshoek net anders is:
https://www.frankwatching.com/archive/2012/10/09/van-mobile-first-naar-content-first/
https://www.frankwatching.com/archive/2013/08/16/content-first-van-responsive-design-naar-dynamische-website/
https://www.marketingfacts.nl/berichten/content-first-bij-de-nieuwe-responsive-website-van-ing-commercial-bank
https://www.lukew.com/ff/entry.asp?1430

Werken aan je competenties met IPMA

PM

Toen ik enkele jaren geleden werd overgeplaatst van de sector Bijzondere Collecties naar Digitale Diensten en er officieel Projectmanager in mijn functieomschrijving kwam te staan, werd ik ook in de gelegenheid gesteld om een cursus projectmanagement te volgen. Ik had bij mijn vorige werkgever al Prince2 examen gedaan en hoewel ik hier zeker wel wat aan heb gehad, vond ik de bijbehorende cursus zo saai dat ik niet direct stond te springen. Het ging er daarin toch vooral om heel veel termen uit je hoofd te leren. Mijn collega projectmanagers hadden echter alle drie al eens een cursus gevolgd die gericht was op het verbeteren van competenties van projectmanagers en zij verzekerden mij dat dit wel erg nuttig was geweest. Aan de slag dus. Na een vergelijking van de twee bekendste methodes, IPMA en projectmatig creëren, viel de keus op de eerste. Ik mocht me inschrijven voor het examen IPMA D en ter voorbereiding hierop bezocht ik 4 cursusdagen in Utrecht.

Was dat nuttig? Ja, wel zeker! De IPMA certificering bestaat uit een mix van harde en zachte competenties. Tot de harde vaardigheden behoort onder meer het maken van een planning, begroting en eindbalans. De zachte vaardigheden gaan over zaken als teambuilding, onderhandelen en het luisteren naar klanten. Sommige onderwerpen waren nieuw voor me, andere al in meer of mindere mate bekend, dankzij Prince2, of omdat we er zelf al mee werken in onze projecten. Maar het is goed om een keer het complete verhaal te horen en – belangrijker nog – er over te discussiëren en er mee aan de slag te gaan in huiswerkopdrachten. Op die manier blijft de stof echt goed hangen.

Tijdens de cursus was er ook voldoende tijd ingeruimd om ervaringen uit te wisselen over succes- en faalfactoren in projecten. En dat was leuk én zinvol. Mijn mede-cursisten kwamen uit de meest uiteenlopende sectoren, van energiecentrale en riolering tot Topdesk en Heineken. Zij vonden het wel amusant, een bibliotheekmedewerkster die ‘in de oude boeken zit’. Nu hebben allemaal wel eens de neiging om op te kijken naar commerciële bedrijven, onder het mom van ‘met zulke grote budgetten zullen ze wel veel professioneler werken’. Maar ik kwam er al snel achter dat dit een misverstand is. Uiteraard zijn onze budgetten in de meeste gevallen veel kleiner, maar ik ben er wel achter gekomen dat onze projecten zeker niet slechter lopen.

Zo bleek iedereen problemen te ondervinden met het maken van een realistische planning. We zijn blijkbaar allemaal geneigd te onderschatten hoe lang iets duurt, ook al hebben we het vaker gedaan. Dit staat bekend als de ‘planning fallacy’. We hebben een hele sessie besteed aan het uitwisselen van tips en ideeën om deze valkuil te voorkomen. Een heel goed idee vond ik het organiseren van een planningsworkshop. Het hele team maakt tijdens een sessie van een halve of hele dag gezamenlijk een planning. Dit wordt gedaan met behulp van drie soorten post-its die op een wandvullend vel papier worden geplakt:

  • Groene voor beslissingen (en wie neemt deze?)
  • Roze voor de benodigde input (en wie is hiervoor nodig?)
  • Gele voor activiteiten (Wie? Minimale duur? Maximale duur)

Samen definieer je op deze manier alle mijlpalen in het project. Vervolgens schrijf je op een flipover wat de op te leveren producten en diensten zijn voor de verschillende mijlpalen. Alle input wordt ten slotte door de projectleider verwerkt tot een planningsdocument. Uiteraard dient een dergelijke sessie voorzien te worden van voldoende koffie, thee, koeken en een borrel achteraf. Op deze manier is de workshop namelijk ook bevorderlijk voor de teambuilding.

Mij lijkt een dergelijke sessie in elk geval heel nuttig. Nu alleen nog afwachten wat mijn eerstvolgende project gaat worden, zodat ik het geleerde in de praktijk kan brengen!