Op 20 mei vond in de Royal Society in London een workshop plaats van de UKSG. De workshop is bijgewoond door vertegenwoordigers van universiteitsbibliotheken en van uitgevers, en vanuit beide perspectieven werd er ingegaan op de vele uitdagingen die het publiceren in open access publiceren met zich mee brengt.
In de UK hebben op dit moment vrijwel alle wetenschappers te maken met de verplichting om hun publicaties openbaar beschikbaar te stellen. In het in 2012 verschenen rapport van Janet Finch werd een duidelijke voorkeur uitgesproken voor Gold OA, en deze aanbeveling is hierna overgenomen in het beleid van de RCUK, een organisatie die de werkzaamheden van Britse subsidieverstrekkers op een nationaal niveau coördineert. Een tweede belangrijke ontwikkeling is dat open access ook een belangrijk onderdeel is geworden van het in 2014 gelanceerde Research Excellence Framework (REF), een systeem voor de evaluatie van de kwaliteit van onderzoek aan Britse universiteiten. De uitkomsten van de REF bepalen voor een groot deel ook de toewijzing van onderzoeksgelden. Vanaf 2016 worden alleen de open access publicaties meegewogen in de evaluatie.
Britse universiteiten proberen hun auteurs momenteel zo goed mogelijk te ondersteunen bij het voldoen aan al deze verplichtingen, en deze ondersteunende werkzaamheden zijn vaak ondergebracht bij bibliotheken. Het ondersteunen van OA is echter voor veel bibliotheken een relatief nieuwe taak, en veel bibliotheken ondervinden dan ook problemen bij het uitwerken van goede procedures. Tijdens de workshops werden er ervaringen en best practices gedeeld van, onder meer, de Universiteit van Liverpool, Saint Andrews en Glasgow. Er zijn duidelijk een aantal problemen waar alle instellingen mee kampen. Vaak ontbreekt er een volledig overzicht van wat er daadwerkelijk wordt gepubliceerd. Wanneer er voor APCs moet worden betaald is vaak ook onduidelijk hoe deze kunnen worden gefinancierd. De RCUK en de Wellcome Trust hebben beide ‘block grants’ beschikbaar gesteld aan universiteiten, maar het is vaak lastig om te bepalen hoe dit geld moet worden verdeeld onder alle auteurs. Bij het ondersteunen van het publicatieproces moet er veel informatie worden beheerd over, onder meer, de artikelen zelf, de financierders, de licenties, de uitgeverijen, en de status van de financiele transacties. Er zijn momenteel nog geen goede systemen voor het beheer van deze gegevens, en veel universiteiten werken met omvangrijke Excel-bestanden.
Ook voor uitgevers levert OA ook veel uitdagingen op. Tijdens de workshop waren er presentaties van SAGE en IOP publishers. Voor internationale uitgevers is het vaak lastig om een uniform beleid op te stellen, omdat er in verschillende landen vaak specifieke regels met betrekking tot open access. OA levert ook veel meer administratie op. Terwijl er bij de afhandeling van abonnementen meestal één invoice per tijdschift was, moet er bij Gold OA vaak voor ieder individueel artikel een factuur worden opgesteld. Voor uitgevers is het vaak ook onduidelijk wie hun eerste aanspreekpunten zijn. Zij kunnen de besprekingen over artikelen voeren met de auteurs zelf, maar ook met bibliotheken of met Research Support Offices. In toenemende mate maken universiteiten ook gebruik van de diensten van tussenpartijen zoals Open Access Key, JISC APC, Swets en EbscoAdvantage.
Een van de meest inspirerende presentaties van de dag werd gehouden door Susan Ashworth van de Universiteit van Glasgow. In totaal werken er in Glasgow 3 fte aan het ondersteunen van Open Access. Door de bibliotheek is er een vast e-mail-adres aangemaakt waar auteurs informatie over hun geaccepteerde artikel naar toe kunnen sturen. De bibliotheek draagt hierna zorg voor het volledige publicatieproces. Er wordt beoordeeld of het artikel in Green of in Gold moet worden gepubliceerd, en of de betaling van APCs wel of niet nodig is. Glasgow heeft een verrijkt repositorium ingericht, waarin niet alleen informatie over publicaties, maar ook gegevens over subsidiverstrekkers en licenties wordt bewaard.
Binnen de UBL loopt er momenteel een project waarin wordt onderzocht hoe open access beste kan worden ondersteund binnen de Universiteit Leiden, en het bezoek aan deze workshop heeft dan ook veel inspiratie opgeleverd!