Sinds 2004 beschikken we over een internationale standaard voor de unieke identificatie van organisaties die actief zijn op het gebied van bibliografische informatie, zoals bibliotheken, archieven en musea. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde ISIL code. Nationaal en ook internationaal richten we steeds meer gezamenlijke data- en infrastructuren in. Dit maakt het noodzakelijk om eenduidig te kunnen verwijzen naar de herkomst van de data, zoals een bibliografische beschrijving, of een gedigitaliseerd werk. Je moet dus in één oogopslag kunnen zien wat de herkomst van de beschrijving of de scans is en waar het originele, fysieke werk zich bevindt. Dat die eenduidige verwijzing minder vanzelfsprekend is dan het lijkt wordt duidelijk wanneer je een aantal portalen waaraan de UBL de afgelopen jaren scans en metadata heeft geleverd met elkaar vergelijkt :

• In Delpher, waar gedigitaliseerde oude drukken in zijn opgenomen, zijn wij netjes te vinden als “Leiden, Universiteitsbibliotheek”;
• Maar in de Daguerreobase – de collectieve catalogus voor daguerreotypieën – zitten onze collecties als “Collectie Prentenkabinet Leiden”;
• En op de website van het Geheugen van Nederland zijn onze digitale collecties opgenomen als “Bijzondere Collecties Leiden”.

In de eerste plaats is dit verwarrend voor gebruikers die niet bekend zijn met de geschiedenis van de Leidse universiteitsbibliotheek. Zij kunnen denken dat het hier om drie verschillende collecties gaat. Maar je kunt je ook voorstellen dat dit ook zorgt voor problemen wanneer we de collecties via één gezamenlijke website willen gaan aanbieden. Ontdubbeling wordt dan bijvoorbeeld heel lastig. Daarom werkt ook Bureau Metamorfoze sinds kort met ISIL codes voor het administreren van instellingen, metadata en scans. Tijdens de aanvraag voor de digitalisering van het archief van Christiaan Snouck Hurgronje werd ook ons voor het eerst gevraagd om onze UBL ISIL code op te geven.
In elk land treed de nationale bibliotheek op als ISIL-beheerorganisatie. In Nederland is dit de KB, maar die heeft deze taak gedelegeerd aan een aantal andere Nederlandse organisaties. Voor archiefdiensten en historische verenigingen is de toekenning van identifiers gedelegeerd aan het Nationaal Archief. Voor de openbare bibliotheken is de Stichting Bibliotheek.nl verantwoordelijk en de ISIL codes voor wetenschappelijke en speciale bibliotheken worden toegekend door OCLC. Handig, want hierdoor is in WorldCat altijd direct te zien wie verantwoordelijk is voor een beschrijving in de catalogus.

Helaas is de onderlinge afstemming niet helemaal goed geregeld. We kwamen er namelijk al snel achter dat er verschillende codes circuleren.

• Volgens de WorldCat registry van OCLC zijn aan UBL twee ISIL codes toegekend: NL-L2U en OCLC-L2U
• Volgens OCLC PICA is onze ISIL code echter NL-0200050000

De verwarring is nog groter geworden doordat er ook bibliotheken met erfgoedcollecties zijn die een ISIL-code aanvragen bij het Nationaal Archief. De codes die het NA toekent zijn aantrekkelijker om in de bestandsnaam van scans en andere digitale documenten op te nemen dan de ISIL-code van OCLC-PICA. Voor Leiden zou de code moeten zijn: NL-LdnUBL. 

En mocht je denken: hé die ISIL codes van het Nationaal Archief  lijken wel wat op de Marc code for libraries…dat klopt! Deze code is namelijk NL-LeU. In onder meer België en Duitsland fungeert de ISIL-code tevens als MARC Organization Code en worden één en dezelfde code dus voor beide gebruikt.

De ISIL heeft dus geen vaste structuur, kan door meerdere instellingen los van elkaar worden toegekend, en er is overlap met de standaard coderingen van Marc. Snapt u het? Nou, wij ook niet!

Na onderzoek door de KB en OCLC is vast komen te staan dat de juiste ISIL code voor UB Leiden NL-0200050000 moet zijn. Wanneer je op deze lijst kijkt, dan zie je dat NL-0200050000 inderdaad de juiste code is en dat L2U een library symbol is (en dus geen code). Maar Bureau Metamorfoze had ons inmiddels al opgedragen om NL-L2U te gebruiken. Gelukkig konden we dat nog snel corrigeren.

Wel zijn we er zo achter gekomen dat we zelf ook niet altijd de juiste codes hebben gebruikt in  de EAD.xml van onze collectiebeschrijvingen. Hier hebben wij namelijk altijd (consequent, dat wel 😉 de Marc code NL-LeU genoteerd, in plaats van de verplichte ISIL code. Zoals Liesbeth van Wijk tijdens het laatste Broodje Kennis vertelde, hebben we onze collectiebeschrijvingen al in Archivegrid laten opnemen, en we hebben plannen met Apenet en Archieven.nl. Om echt goed voorbereid te zijn op de toekomst zullen we die nog moeten aanpassen. En we zullen op korte termijn contact op moeten nemen met WorldCat, zodat wij ook op de juiste manier in hun Registry vermeld worden.

Zo zie je maar, zelfs een bibliothecaris vergist zich wel eens….