Het onderwerp Digitale duurzaamheid is de afgelopen jaren steeds meer in de belangstelling komen te staan, mede dankzij de in 2015 gepubliceerde Nationale Strategie Digitaal Erfgoed waarbinnen Digitaal Erfgoed Houdbaar een van de drie werkpakketten is. Verschillende erfgoedinstellingen, waaronder de Koninklijke Bibliotheek, hebben in hun beleidsplan laten opnemen dat ze binnen enkele jaren een repository willen dat beschikt over het Data Seal of Approval, een van de certificeringen voor een Trusted Digital Repository. Hiertoe heeft de KB ook de functie Digital Preservation Officer in het leven geroepen, waarvoor kort geleden is geworven. En het Nationaal Archief heeft voor het eerst een preservation policy gepubliceerd, waarin ook het ambitieniveau ten aanzien van de toegankelijkheid van de collecties op langere termijn wordt uitgelegd.

Met het inrichten van het UBL edepot hebben we in de UBL een goede eerste stap gezet op weg naar een duurzame opslag van onze digitale bijzondere collecties. Wanneer een collectie door een scanbedrijf wordt gedigitaliseerd, kunnen de ontvangen scans voortaan op één plaats worden opgeslagen, wat het overzicht bevordert. Aan medewerkers kunnen afzonderlijk kijk, upload en download rechten worden verleend ten bate van het beheer. Maar dit is slechts een eerste stap op weg naar de inrichting van een Trusted Digital Repository.

Om meer expertise te ontwikkelen over dit onderwerp heb ik eind 2015 bij de Archiefschool Amsterdam een vijfdaagse cursus gevolgd over de inrichting van een Digitaal Depot.  Het woord ‘depot’ moet hierbij vooral als een metafoor worden gezien en niet als één fysieke plek. Het gaat er vooral om dat de opslag van digitale collecties zodanig is ingericht dat de bestanden ook weer gemakkelijk tevoorschijn gehaald kunnen worden als een gebruiker daarom vraagt, niet alleen morgen of volgende week, maar ook over X aantal jaar.

De cursus van de Archiefschool had een praktische insteek. Zo werd er uitgebreid aandacht besteed aan het opstellen van plan van aanpak voor de eigen organisatie. De overige vijf deelnemers waren afkomstig uit de archief- en of DIV- wereld, en dat bood wat mij betreft meerwaarde. Ik vond het interessant om te zien met welke problematiek men zich in de archiefwereld bezighoudt en wat het verschil in aanpak is tussen bibliotheken en archieven. Onderdeel van de cursus was een bezoek aan het Stadsarchief Rotterdam. Hier is men sinds enkele jaren verantwoordelijk voor de gehele keten van gemeentelijke informatievoorziening, van het inladen van data en metadata tot en met beschikbaarstelling. Het archief beschikt over een gecertificeerde digitale archiefbewaarplaats voor alle documenten die door de gemeentelijke overheid worden geproduceerd. Deze documenten dienen niet alleen duurzaam te worden opgeslagen, maar burgers moeten ze ook (digitaal) kunnen inzien. Ze hebben hier een filmpje over gemaakt, een beetje saai, maar het hele proces en de functie van het edepot wordt wel heel helder uitgelegd.

Theoretisch uitgangspunt bij de cursus was het Reference Model for an Open Archival Information System, of kort gezegd het OAIS-referentiemodel. Het is niet mijn bedoeling om op deze plaats OAIS uitgebreid te gaan beschrijven, daarvoor kun je beter het uitgebreide artikel lezen dat Barbara Sierman schreef over dit onderwerp. Maar kort samengevat is het een raamwerk dat de functies benoemd die je nodig hebt voor duurzaam beheer: ingest (inladen), storage (opslag), data management (beheer) en access (toegang). Om deze vier functies mogelijk te maken heb je daarnaast ook administratie en planning nodig. Het is dus een conceptueel model en het helpt je vooral om na te denken over het hele proces: wie gaat welke stap uitvoeren? En moeten die door een mens worden gedaan, of kan het ook geautomatiseerd? Op welke manier kunnen we garanderen dat de bestanden betrouwbaar en bruikbaar zijn én blijven?

Wat betekent dit alles nou voor de UBL? Op dit moment zijn we bezig met de inrichting van een nieuwe repository infrastructuur, waar (onder meer) onze digitale bijzondere collecties in beheerd en gepresenteerd zullen worden. Dat betekent dus dat we in potentie beschikken over twee opties voor de opslag en beheer van deze collecties, het UBL edepot en het repository, maar welke van de twee gaan we nu precies voor welke functies gebruiken? Aan deze vraag hebben we inmiddels al heel wat denkwerk besteed en op korte termijn wordt het eerste voorkeurscenario in overleg met ISSC getest.

Ook brengen we op dit moment precies in kaart hoe de workflow gaat verlopen voor het inladen, opslaan en beschikbaar stellen van scans. Welke onderdelen van de digitale objecten slaan we waar op, hoe vaak gaan we ze back-uppen, hoe zorgen we ervoor dat digitale objecten met copyright-restricties ook daadwerkelijk niet beschikbaar worden gesteld? En hoe kunnen we controleren dat alles volgens plan is verlopen? Het gaat daarbij niet alleen om techniek. Soms is het ook gewoon een kwestie van goede afspraken maken. Denk bijvoorbeeld aan een digitaliseringsproject. Als voorafgaand aan een project de projectmanager en/of inhoudelijk specialist hebben afgestemd in welk formaat en volgens welke structuur de scans en andere bestanden worden opgeleverd en wie verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld de kwaliteitscontrole, dan is de kans groot dat het inladen van de scans in het nieuwe repository ook soepel verloopt. Samen met de collega’s van digitale diensten worden hiervoor op dit moment workflows ontwikkeld, tegelijk met hulpmiddelen zoals checklists waarin de afspraken kunnen worden vastgelegd.

Dit alles laat ook duidelijk zien dat het bouwen van een nieuw repository een complex proces is dat uiteenlopende aspecten bevat. Het gaat niet alleen om het technisch realiseren van een digitale omgeving, of om het overzetten van scans en metadata, het gaat ook om het herinrichten van processen en het maken van goede afspraken om deze soepel te laten verlopen. Genoeg werk aan de winkel dus.

Het resultaat is dat we straks (minstens) twee vliegen in één klap kunnen slaan: een prachtige nieuwe repository voor de digitale bijzondere collecties, met alle zoek- en gebruiksmogelijkheden die maar mogelijk zijn voor onze klanten, en tegelijk kunnen we dezelfde klanten een duurzame opslag garanderen, niet alleen nu, maar ook voor de toekomst!