Toen ik enkele jaren geleden werd overgeplaatst van de sector Bijzondere Collecties naar Digitale Diensten en er officieel Projectmanager in mijn functieomschrijving kwam te staan, werd ik ook in de gelegenheid gesteld om een cursus projectmanagement te volgen. Ik had bij mijn vorige werkgever al Prince2 examen gedaan en hoewel ik hier zeker wel wat aan heb gehad, vond ik de bijbehorende cursus zo saai dat ik niet direct stond te springen. Het ging er daarin toch vooral om heel veel termen uit je hoofd te leren. Mijn collega projectmanagers hadden echter alle drie al eens een cursus gevolgd die gericht was op het verbeteren van competenties van projectmanagers en zij verzekerden mij dat dit wel erg nuttig was geweest. Aan de slag dus. Na een vergelijking van de twee bekendste methodes, IPMA en projectmatig creëren, viel de keus op de eerste. Ik mocht me inschrijven voor het examen IPMA D en ter voorbereiding hierop bezocht ik 4 cursusdagen in Utrecht.

Was dat nuttig? Ja, wel zeker! De IPMA certificering bestaat uit een mix van harde en zachte competenties. Tot de harde vaardigheden behoort onder meer het maken van een planning, begroting en eindbalans. De zachte vaardigheden gaan over zaken als teambuilding, onderhandelen en het luisteren naar klanten. Sommige onderwerpen waren nieuw voor me, andere al in meer of mindere mate bekend, dankzij Prince2, of omdat we er zelf al mee werken in onze projecten. Maar het is goed om een keer het complete verhaal te horen en – belangrijker nog – er over te discussiëren en er mee aan de slag te gaan in huiswerkopdrachten. Op die manier blijft de stof echt goed hangen.

Tijdens de cursus was er ook voldoende tijd ingeruimd om ervaringen uit te wisselen over succes- en faalfactoren in projecten. En dat was leuk én zinvol. Mijn mede-cursisten kwamen uit de meest uiteenlopende sectoren, van energiecentrale en riolering tot Topdesk en Heineken. Zij vonden het wel amusant, een bibliotheekmedewerkster die ‘in de oude boeken zit’. Nu hebben allemaal wel eens de neiging om op te kijken naar commerciële bedrijven, onder het mom van ‘met zulke grote budgetten zullen ze wel veel professioneler werken’. Maar ik kwam er al snel achter dat dit een misverstand is. Uiteraard zijn onze budgetten in de meeste gevallen veel kleiner, maar ik ben er wel achter gekomen dat onze projecten zeker niet slechter lopen.

Zo bleek iedereen problemen te ondervinden met het maken van een realistische planning. We zijn blijkbaar allemaal geneigd te onderschatten hoe lang iets duurt, ook al hebben we het vaker gedaan. Dit staat bekend als de ‘planning fallacy’. We hebben een hele sessie besteed aan het uitwisselen van tips en ideeën om deze valkuil te voorkomen. Een heel goed idee vond ik het organiseren van een planningsworkshop. Het hele team maakt tijdens een sessie van een halve of hele dag gezamenlijk een planning. Dit wordt gedaan met behulp van drie soorten post-its die op een wandvullend vel papier worden geplakt:

• Groene voor beslissingen (en wie neemt deze?)
• Roze voor de benodigde input (en wie is hiervoor nodig?)
• Gele voor activiteiten (Wie? Minimale duur? Maximale duur)

Samen definieer je op deze manier alle mijlpalen in het project. Vervolgens schrijf je op een flipover wat de op te leveren producten en diensten zijn voor de verschillende mijlpalen. Alle input wordt ten slotte door de projectleider verwerkt tot een planningsdocument. Uiteraard dient een dergelijke sessie voorzien te worden van voldoende koffie, thee, koeken en een borrel achteraf. Op deze manier is de workshop namelijk ook bevorderlijk voor de teambuilding.

Mij lijkt een dergelijke sessie in elk geval heel nuttig. Nu alleen nog afwachten wat mijn eerstvolgende project gaat worden, zodat ik het geleerde in de praktijk kan brengen!