(IGELU conference 2015 Budapest)

Nou, misschien zeggen niet álle biepers ja, en ik kan niet ontkennen dat ik met de titel van deze blog vooral gemakkelijk wil meeliften op het succes van de grote zomerhit, maar het is wél zo dat er bij de afgelopen IGELU conference nóg meer aandacht was voor Alma dan vorig jaar, zowel bij leverancier Ex Libris als bij de leden van de Ex Libris gebruikersgroep.

Dat ligt ook wel voor de hand als je kijkt naar de snelheid waarmee Alma wordt uitgerold. Op dit moment zijn er 230 bibliotheken die met Alma werken. Eind dit jaar zullen dat er 383 zijn (al moet daarbij opgemerkt worden dat ruim honderd van die nieuwe bibliotheken behoren tot een groot Noors consortium, maar toch). Ondertussen gaat de ontwikkeling van Alma gestaag door. Nog steeds wordt er iedere maand een update uitgebracht. Geleidelijk aan zal vanaf nu tot eind 2016 de interface worden vernieuwd. Een andere metamorfose, maar dan inhoudelijk, vindt plaats met de Community Zone. Die centrale database (nu nog te vergelijken met de Global Knowledge Base van SFX) bestaat vooral uit e-journals en e-books die tot nu toe vooral door Ex Libris werden toegevoegd, maar in de toekomst zullen de mogelijkheden om zelf records toe te voegen en te muteren geleidelijk worden uitgebreid, waardoor de Community Zone een soort WorldCat light kan gaan worden. Een opmerkelijke ontwikkeling.

Ook in de planning voor 2016: Benchmark Analytics. Het wordt bijvoorbeeld mogelijk om te zien hoe de snelheid waarmee een reservering wordt gehonoreerd binnen je eigen instelling zich verhoudt tot die bij de gemiddelde (Alma)bibliotheek. Ex Libris gaat ook werk maken van de opslag en het beheer van digitaal materiaal (DAM-functionaliteit). Voor de objecten die Leiden beheert, is de functionaliteit vooralsnog te beperkt. Het meest opmerkelijke in die ontwikkeling is dat er gebruik gemaakt wordt van cloudopslag bij Amazon. Ook bij het onderdeel acquisitie kwam Amazon ter sprake. Vanaf eind dit jaar wordt het mogelijk om volledig geïntegreerd binnen Alma te bestellen bij het internetwarenhuis. Integratie was toch al een veelgebruikt begrip als het ging om acquisitie. Het selectieproces wordt steeds meer binnen Alma getrokken. Nadat YBP als eerste grote leverancier aansloot op de real-time acquisition api van Alma zullen ook Coutts, EBSCO en andere leveranciers in de nabije toekomst aanhaken.

Zinsbegoocheling en beroepsverdwazing, of zag ik dit zakje snoep écht in het schap van een avondwinkel?

Dat zijn maar een paar van de krenten uit de ontwikkelpap die Ex Libris ons voorschotelde. Maar IGELU is een gebruikersorganisatie en daarom waren er met name presentaties voor en door gebruikers. Bij de Leidse afvaardiging (Hiltje, Derk-Jan, Bas en ondergetekende) was er uiteraard veel aandacht voor de ervaringen met Alma-migraties. Het was vooral goed om te merken dat Ex Libris inmiddels blijkbaar voldoende ervaring met dit traject heeft opgedaan om het redelijk gesmeerd te laten verlopen. Gebruikerstips die steeds weer terugkomen:

• Zorg dat je je oude gegevens zoveel mogelijk heb opgeschoond.
• Neem alleen mee wat je nodig hebt.
• Probeer je uitleenreglement zo veel mogelijk te vereenvoudigen.
• Wees je ervan bewust dat de werkprocessen veranderen in Alma. Trap niet in de valkuil om Alma te willen gebruiken als Aleph.

Oh, oh, Budapest, mooie stad achter de duinen.

Opvallend was verder dat twee universiteiten (Manchester en Sheffield) de overgang naar Alma hebben gebruikt om af te stappen van het boetesysteem. Hun oplossing is een langlopende uitleentermijn, met als voorwaarde dat de lener het werk terug moet brengen als het door een ander is aangevraagd. Beide universiteiten ervaren de aanpassing als positief. Minder rompslomp en grotere gebruikerstevredenheid zijn de belangrijke voordelen.

Was het dan alleen maar rozengeur en maneschijn daar in Budapest (en dan doel ik uiteraard niet op de schrijnende toestanden op het station, een paar kilometer van de conferentielocatie)? Nee, zeker niet. Werken in de Cloud en met SaaS (Software as a Service) heeft ook zo zijn nadelen. Doordat alle bibliotheken eigenlijk op één Alma zitten, zijn er minder mogelijkheden om het systeem naar eigen smaak in te richten.  Zo werd er geklaagd over de de api’s. Dit zijn kleine programmaatjes, vaak gemaakt door gebruikers, waarmee geautomatiseerd allerlei acties in Alma kunnen worden uitgevoerd. Er zijn er inmiddels al meer dan honderd, maar het succes van de api’s heeft als nadeel dat ze het systeem zwaar belasten en daarom heeft Ex Libris een maximum aantal api-acties per bibliotheek ingesteld. Een aantal bibliotheken was verbolgen over deze eenzijdig genomen maatregel. Ook werd er gemopperd dat er geen vrijheid is om velden te indexeren, waardoor het bijvoorbeeld lastiger kan zijn om in Alma batchmatig gegevens te wijzigen. De (wat omslachtige) oplossing is nu om de data te exporteren, aan te passen en daarna weer te importeren.

Maar dat neemt niet weg dat over de gehele linie de bibliotheken, ook de mopperende, een positieve waardering hebben voor het implementatietraject en het werken met Alma. Een geruststellende gedachte.