Maandelijks archief: augustus 2013

Werken aan je competenties met IPMA

Geplaatst op door
1

PM

Toen ik enkele jaren geleden werd overgeplaatst van de sector Bijzondere Collecties naar Digitale Diensten en er officieel Projectmanager in mijn functieomschrijving kwam te staan, werd ik ook in de gelegenheid gesteld om een cursus projectmanagement te volgen. Ik had bij mijn vorige werkgever al Prince2 examen gedaan en hoewel ik hier zeker wel wat aan heb gehad, vond ik de bijbehorende cursus zo saai dat ik niet direct stond te springen. Het ging er daarin toch vooral om heel veel termen uit je hoofd te leren. Mijn collega projectmanagers hadden echter alle drie al eens een cursus gevolgd die gericht was op het verbeteren van competenties van projectmanagers en zij verzekerden mij dat dit wel erg nuttig was geweest. Aan de slag dus. Na een vergelijking van de twee bekendste methodes, IPMA en projectmatig creëren, viel de keus op de eerste. Ik mocht me inschrijven voor het examen IPMA D en ter voorbereiding hierop bezocht ik 4 cursusdagen in Utrecht.

Was dat nuttig? Ja, wel zeker! De IPMA certificering bestaat uit een mix van harde en zachte competenties. Tot de harde vaardigheden behoort onder meer het maken van een planning, begroting en eindbalans. De zachte vaardigheden gaan over zaken als teambuilding, onderhandelen en het luisteren naar klanten. Sommige onderwerpen waren nieuw voor me, andere al in meer of mindere mate bekend, dankzij Prince2, of omdat we er zelf al mee werken in onze projecten. Maar het is goed om een keer het complete verhaal te horen en – belangrijker nog – er over te discussiëren en er mee aan de slag te gaan in huiswerkopdrachten. Op die manier blijft de stof echt goed hangen.

Tijdens de cursus was er ook voldoende tijd ingeruimd om ervaringen uit te wisselen over succes- en faalfactoren in projecten. En dat was leuk én zinvol. Mijn mede-cursisten kwamen uit de meest uiteenlopende sectoren, van energiecentrale en riolering tot Topdesk en Heineken. Zij vonden het wel amusant, een bibliotheekmedewerkster die ‘in de oude boeken zit’. Nu hebben allemaal wel eens de neiging om op te kijken naar commerciële bedrijven, onder het mom van ‘met zulke grote budgetten zullen ze wel veel professioneler werken’. Maar ik kwam er al snel achter dat dit een misverstand is. Uiteraard zijn onze budgetten in de meeste gevallen veel kleiner, maar ik ben er wel achter gekomen dat onze projecten zeker niet slechter lopen.

Zo bleek iedereen problemen te ondervinden met het maken van een realistische planning. We zijn blijkbaar allemaal geneigd te onderschatten hoe lang iets duurt, ook al hebben we het vaker gedaan. Dit staat bekend als de ‘planning fallacy’. We hebben een hele sessie besteed aan het uitwisselen van tips en ideeën om deze valkuil te voorkomen. Een heel goed idee vond ik het organiseren van een planningsworkshop. Het hele team maakt tijdens een sessie van een halve of hele dag gezamenlijk een planning. Dit wordt gedaan met behulp van drie soorten post-its die op een wandvullend vel papier worden geplakt:

  • Groene voor beslissingen (en wie neemt deze?)
  • Roze voor de benodigde input (en wie is hiervoor nodig?)
  • Gele voor activiteiten (Wie? Minimale duur? Maximale duur)

Samen definieer je op deze manier alle mijlpalen in het project. Vervolgens schrijf je op een flipover wat de op te leveren producten en diensten zijn voor de verschillende mijlpalen. Alle input wordt ten slotte door de projectleider verwerkt tot een planningsdocument. Uiteraard dient een dergelijke sessie voorzien te worden van voldoende koffie, thee, koeken en een borrel achteraf. Op deze manier is de workshop namelijk ook bevorderlijk voor de teambuilding.

Mij lijkt een dergelijke sessie in elk geval heel nuttig. Nu alleen nog afwachten wat mijn eerstvolgende project gaat worden, zodat ik het geleerde in de praktijk kan brengen!

Het meten van wetenschap

Geplaatst op door
Beantwoorden

Het onderwerp “kwaliteit en impact van wetenschappelijke publicaties” staat de laatste tijd veel in de aandacht. De discussie richt zich vaak op de vraag of het uberhaupt wel mogelijk is om een abstract gegeven als wetenschappelijke kwaliteit in cijfers uit te drukken. Het CWTS in Leiden heeft in 2012 een interessant rapport over dit onderwerp geschreven. Ook tijdens het OAI8 congres, dat ik in juni heb bijgewoond, was er veel aandacht voor dit onderwerp.

In zijn presentatie “Scholarly Impact Measures: An Overview” benadrukte Johan Bollen van de Universiteit van Indiana (voorheen ook de Los Alamos National Library) dat wetenschappelijke impact in feite een heel ongrijpbaar fenomeen is. Wetenschappers produceren bepaalde ideeën en bepaalde nieuwe informatie. Niet alle ideeën zijn natuurlijk even waardevol. Is het op een of andere manier mogelijk om aan te geven wat de waarde of de relevantie is van een idee? Volgens Bollen komt de relevantie van een bepaald idee vooral tot uitdrukking via de status die een wetenschapper verwerft dankzij de publicatie van deze ideeën. De kwaliteit van meetinstrumenten hangt dus samen met hoe goed of hoe slecht deze reputatie onder vakgenoten in beeld wordt gebracht.

Traditioneel worden de wetenschappelijke kwaliteit en impact afgelezen aan de hand van citatiedata (met indicatoren zoals de Journal Impact Factor en de H-Index). Deze citatiegegevens hebben verschillende praktische nadelen. Als een publicatie verschijnt duurt het uiteraard enige tijd voordat er andere publicaties kunnen verschijnen die dit artikel weer citeren. De citaties worden meestal ontleend aan Web of Science of aan Scopus, maar het is bekend dat publicaties op het gebied van de geesteswetenschappen en de sociale wetenschappen, en teksten die niet in het Engels zijn geschreven, niet goed zijn vertegenwoordigd in deze databases. Het belangrijkste probleem is volgens Bollen echter dat de lijst met high impact journals vaak helemaal niet overeenkomt met wat wetenschappers zelf als belangrijke tijdschriften ervaren.

De wetenschappelijke communicatie verplaatst zich meer en meer naar het web, en wetenschappelijke ideeën worden tegenwoordig ook verspreid via weblogs, via repositories en via social media. Het is dus eigenlijk niet meer van deze tijd om impact alleen maar te beoordelen via traditionele publicaties. Een alternatieve methode is, bijvoorbeeld, om te kijken naar het aantal downloads van een digitale publicatie. Deze gegevens zijn over het algemeen gewoon beschikbaar, zowel bij de institutionele repositories als bij de uitgevers. De mogelijkheden van download-statistieken in deze context zijn onder meer onderzocht in het project MESUR, en ook in PIRUS en COUNTER (waarin de Journal Usage Factor is ontwikkeld, als tegenhanger van de Journal Impact Factor).

Hiernaast geeft ook de vertegenwoordiging in social media (“attention data”) een goed beeld van het gebruik en van de impact. Deze laatste categorie data wordt meestal aangeduid met de term ‘altmetrics’. Het kan dan gaan om twitterberichten over artikelen, of over blogposts met verwijzingen naar publicaties. Het bedrijf altmetrics.com, dat wordt gefinancierd door de Macmillan Group, heeft zich tot doel gesteld om zo veel mogelijk van dit soort gegevens uit social media posts in te zamelen. Het doel van Altmeric.com is in eerste instantie om de data te verzamelen. Het bouwen van applicaties rond deze data laten zij aan andere partijen over. Interessant voor de UBL is dat Ex Libris één van de partijen is die gebruik maakt van de gegevens van altmetrics.com. Er bestaat al een code extension voor Primo waarmee het mogelijk wordt om altmetrics-gegevens weer te geven bij de zoekresultaten in Primo. Zo kan bij ieder artikel worden weergegeven hoe vaak er over die publicatie is getweet, hoeveel mensen die titel in hun Mendeley-bibliotheek hebben opgenomen, en hoe vaak het artikel in een blogpost is genoemd. Dit geeft uiteraard ook een heel goed beeld van de impact van het artikel.

Bollen eindigde zijn lezing bij OAI8 met een interessante gedachte. Aangezien wetenschappers zelf over het algemeen het beste weten welke collega’s het beste werk produceren is het misschien beter om al het onderzoeksgeld dat beschikbaar is in gelijke mate te verdelen over de gehele onderzoekspopulatie en om de gemeenschap vervolgens zelf te laten besluiten waar subsidies naar toe gaan. Dan zijn er ook geen metrics meer nodig …

Open Annotation Collaboration

Geplaatst op door
Beantwoorden

Dit is een tweede post in de serie over dingen die mij opvielen tijdens OAI8. In deze post ga ik in op Open Annotation Collaboration (OAC). Over deze standaard heb ik tijdens OAI8 een presentatie en een workshop bijgewoond. Beide werden gegeven door Rob Sanderson van de Los Alamos National Library.

OAC is eigenlijk al een aantal jaren oud. Het werk begon rond 2010, en is min of meer onstaan in de periode waarin Herbert Van de Sompel als visiting researcher verbleef bij DANS en bij het Huyghens Instituut. Veel onderzoekers op het gebied van de digital humanities houden zich bezig met het annoteren van bronnen, zoals digitale edities van literaire teksten, of reproducties van kunstwerken. Vaak worden er daarbij specifieke systemen gebruikt en kunnen die annotaties niet gemakkelijk worden hergebruikt. Maar het annoteren van bronnen is uiteraard een breder fenomeen. In systemen zoals Flickr of FaceBook kunnen er uiteraard ook opmerkingen bij bronnen worden geschreven. Ook hier speelt het probleem dat deze opmerkingen vastzitten aan die specifieke omgevingen. Het doel van OAC is om een manier van annoteren te ontwikkelen die generiek is en die los van het systeem waarin deze bronnen worden beheerd.

Open Annotation is gebaseerd op een simpel data model, en maakt ook volledig gebruik van de architectuur van het web. In de visie van W3C bestaat het web uit entiteiten die worden geïdentificeerd door een URI. In het data model van Open Annotation bestaan alle componenten van de annotatie dus uit ‘Web Resources’ met een eigen URI. De basisgedachte is dat een annotatie bestaat uit twee onderdelen. De eerste bron is de annotatie zelf is (de ‘Body’). De tweede bron is datgene is dat wordt geannoteerd (de ‘Target’). Deze eerste twee bronnen worden bij elkaar gebracht door een derde Web Resource, namelijk de ‘Annotation’. Een ‘Target’ kan bijvoorbeeld een scan zijn van een schilderij, en een “Body” is dan een tekst waarin wordt toegelicht wat er op het schilderij te zien is. Een annotatie kan natuurlijk ook gaan over specifieke details van het schilderij. OAC voorziet ook in technieken waarmee specifieke onderdelen van bronnen kunnen worden geaddresseerd (zogenaamde ‘selectors’).

intro_model

Recentelijk zijn er nog een aantal termen aan het data model toegevoegd. Het is nu ook mogelijk om het doel van de annotatie op te geven (gaat het om wetenschappelijk onderzoek? Of is het een soort ‘Bookmark’ of geheugensteun?). Er zijn ook termen toegevoegd waarmee de “provenance” kan worden vastgelegd (de persoon die verantwoordelijk is voor de annotatie). Hiernaast is ook de term “SemanticTag” gedefinieerd, zodat er bij het annoteren ook termen uit bestaande ontologieën kunnen worden gebruikt.

Open Annotation is voor de UBL een heel interessante techniek. Terwijl de technologie rond nanopublicaties (die ook is gebaseerd op  Semantic Web technologie) toch voornamelijk toepassingen lijkt te hebben binnen de natuurwetenschappen, kunnen onderzoeksgroepen binnen de Geesteswetenschappen via OAC ook een stap zetten naar Linked Data en naar herbruikbare en gestructureerde onderzoeksannotaties. Een goed voorbeeld van humaniora-onderzoek waarin OAC momenteel al wordt toegepast is het Emblemata-project, waar onder meer ook onderzoekers van de Universiteit Utrecht aan deelnemen. Er zijn inmiddels ook al een aantal open source applicaties beschikbaar waarmee vrij gemakkelijk Open Annotations kunnen worden aangemaakt, namelijk SharedCanvas en in Pund.It. Voor bijvoorbeeld kunsthistorici die heel gedetailleerd bepaalde uitsnedes van kunstwerken willen beschrijven, of voor literatuurcritici die commentaar geven op specifieke tekstfragmenten, kunnen dit heel nuttige tools zijn.

Repositories gelijkzetten

Geplaatst op door
Beantwoorden

In juni bezocht ik het Open Archives Initiative congres in Genève. Dit congres richt op innovatieve technologie op het gebied van wetenschappelijke communicatie, en wordt om de twee jaar georganiseerd. OAI vond dit jaar al weer voor de achtste keer plaats. In verschillende blogposts bespreek ik een aantal interessante nieuwe ontwikkelingen die ik daar heb gehoord.

resourcesync_logo

Voorafgaand aan OAI8 waren er een aantal workshops, en de workshop die ik zelf heb bijgewoond ging over het nieuwe protocol ResourceSync. Het initiatief voor de ontwikkeling van deze techniek is genomen door de mensen van OAI (onder meer Herbert Van de Sompel, Simeon Warner en Carl Lagoze). Zij waren eerder ook verantwoordelijk voor belangrijke standaarden en protocollen zoals OAI-PMH, OAI-ORE en Memento. Aan de ontwikkeling van ResourceSync hebben inmiddels ook partijen als NISO, OCLC, de Library of Congress, Cottage Labs, Ex Libris en JISC bijgedragen.

ResourceSync is, simpel gezegd, een protocol waarmee de inhoud van verschillende repositories kan worden gesynchroniseerd. De site ArXiv.org, waarop veel publicaties in open access worden gepubliceerd, heeft een aantal mirror sites opgericht, onder meer vanuit de LOCKSS-gedachte (“Lots of copies keep stuff safe”). Arxiv ondervindt momenteel veel problemen bij het kopiëren van die bestanden naar de andere servers. Ook vanuit Europeana is interesse getoond voor ResourceSync. Voor de Europeana-portal worden op dit moment alleen nog de metadata van de verschillende aangesloten instellingen geharvest. Europeana wil op termijn ook graag de digitale objecten zelf gaan harvesten. ResourceSync probeert in dit soort situaties een oplossing te bieden.

Zoals bij de meeste standaarden is ResourceSync gebaseerd op een data model. Dit model is in eigenlijk heel simpel. Op de eerste plaats is er een “Destination” server. Deze server wil graag documenten of gegevens overnemen van een “Source”. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een “baseline synchronisation” en een “incremental synchronisation”. Het eerste geval is in feite het begin van het synchronisatieproces. Alle aangemerkte bestanden worden daarbij direct overgebracht van de “Source” naar de “Destination”. Na deze initiële synchronsatie ontstaat er een situatie waarin de ontvangende server goed op de hoogte moet blijven van toevoegingen of wijzigingen op de bron-server. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een pull-mechanisme, waarbij de Destination server een verzoek om informatie verstuurt, of van een push-mechanisme, waarbij de Source een bericht naar de Destination stuurt op het moment dat er nieuwe of gewijzigde bestanden zijn. Wanneer een server met ResourceSync wil werken moet deze server er voor zorgen dat er altijd een actuele siteMap is waarop een volledige inventaris te vinden is van de bronnen op de site, samen met de datum van de laatste wijziging.

ResourceSync is op dit moment nog in de ontwikkelfase. Het theoretische model is al heel goed uitgedacht, maar de onderliggende techniek is nog niet volledig uitgewerkt. Er zijn ook nog geen concrete implementaties van ResourceSync. Er is op dit moment nog onduidelijkheid over hoe bestanden concreet moeten worden overgeheveld. Bestanden kunnen individueel worden gedownload, maar door de “Source” server kunnen er eventueel ook zip-mappen met gewijzigde files worden klaargezet.

Wat tijdens de workshop wel duidelijk werd benadrukt is dat met ResourceSync een aantal van de huidige nadelen van OAI-PMH kunnen worden opgelost. OAI-PMH gaat op de eerste plaats alleen over metadata. Er zijn wel pogingen geweest om ook digitale objecten over te dragen via OAI-PMH, maar dat bleek technisch heel complex. Bij OAI-PMH moeten alle metadata worden opgenomen als onderdeel van de response, en zijn er beperkingen aan het aantal records dat per response kan worden verstuurd. Hierdoor onstaan er vaak vertragingen. Belangrijk is ook dat er bij OAI-PMH geen push-mechanisme bestaat. Instellingen die willen harvesten moeten dus periodiek polsen of er nieuwe of aangepaste metadata zijn. OAI-PMH is al meer dan tien jaar oud en de web-technologie is inmiddels natuurlijk verder geëvolueerd. Gezien de huidige problemen rond OAI-PMH is het niet ondenkbaar dat instellingen die nu harvesten via dit protocol (een voorbeeld hiervan is natuurlijk de KNAW, die ons repository harvesten voor de NARCIS-portal) op termijn zullen overstappen naar ResourceSync. Het is daarom zeker een ontwikkeling om goed in de gaten te houden!

De presentatie die tijdens OAI8 is gegeven door Herbert Van de Sompel, Robert Sanderson en Stuart Lewis is hier te bekijken.

Helemaal Poka Yoke!

Geplaatst op door
Beantwoorden

Saskia van Bergen

Als medewerker van de afdeling Innovatie & Projecten houd ik mij vooral bezig met projectmanagement. Hierbij werk je binnen een beperkte periode en budget naar een concreet einddoel of eindproduct. De laatste tijd kom ik steeds vaker de term procesmanagement tegen. Hierbij gaat het om het ontwikkelen en verbeteren van doorlopende activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een productielijn in een fabriek of – om het wat dichter bij huis te houden – de gang van het boek in onze bibliotheek. In de praktijk komt het een meestal uit het ander voort. Zo wordt er vaak een project gestart om een onderdeel in een proces in te richten of te verbeteren. 

Het een-na-laatste nummer van Informatie Professional bevat een inspirerend artikel van de hand van Matthijs van Otegem over de toepassing van procesmanagement in de Koninklijke Bibliotheek. Als case-study gebruikt hij de verbetering van het digitaliseringstraject,  wat gezien de projecten met Google en ProQuest een belangrijke activiteit is voor de KB. Toen een oud-collega me vertelde dat de KB een workshop organiseerde over hetzelfde onderwerp, aarzelde ik geen moment en heb direct gevraagd of ik aan mocht sluiten. Gelukkig was ik van harte welkom!

Tijdens de workshop werd uitgebreid ingegaan op één van de bekendere procesmanagementmethodes Lean Six Sigma. Hierin staat het verbeteren van klanttevredenheid en het verhogen van efficiëntie centraal. “Door te focussen op datgene wat voor de klant écht belangrijk is en fouten in de uitvoering terug te dringen, wordt het aantal processtappen gereduceerd (Lean) en de uitkomst van de processen voorspelbaar gemaakt (Six Sigma) “. Doordat de methode van oorsprong Japans is, kwamen er flink wat exotische termen voorbij, zoals Poka Yoke – een proces wordt zodanig ingericht dat mensen geen fouten kunnen maken – en Jidoka – de volgende productiestap mag pas worden genomen wanneer het deelproduct defectvrij is. Ook wordt veel verantwoordelijkheid bij de medewerkers neergelegd; verbetering wordt niet van boven opgelegd, maar doe je samen. De deelnemers aan de workshop werden daarom ook zelf aan het werk gezet. De opdracht was om in groepjes te bedenken hoe de klanttevredenheid bij het aanvragen van boeken uit het Depot Nederlandse Publicaties verbeterd kon worden. Deze boeken mogen het gebouw niet verlaten, wat regelmatig tot misverstanden en ontevredenheid leidt bij klanten.

Na afloop realiseerde ik me dat we op de UB ook al tamelijk Lean werken. Dit is namelijk precies wat wij proberen te bereiken met de nieuwe dienst “Digitalisering op verzoek”. Ook hier vormde de klant het uitgangspunt voor de inrichting van een efficiëntere workflow. Door het proces te vereenvoudigen en te automatiseren kunnen de scans sneller aan de klant worden geleverd, en kost het ons tegelijk minder tijd en inzet. Hiervoor hebben we uiteenlopende deelproducten gerealiseerd, waaronder:
– Buttons in PRIMO waarmee klanten direct vanuit de catalogus scans kunnen bestellen
– Geautomatiseerde levering van scans door middel van FTP
– Een betaalmodule waarmee klanten snel en eenvoudig kunnen betalen

Ook de aanschaf van het softwarepakket GOOBI voor het inrichten en managen van de digitaliseringsworkflow helpt hierbij. Goobi deelt het productieproces op in deeltaken, en koppelt aan elke taak een rol, zoals ‘baliemedewerkers’, en ‘scanmedewerkers’. Taken worden na afronding automatisch naar de volgende in het proces doorgestuurd, of -wanneer een fout wordt geconstateerd- teruggestuurd naar de vorige. Ook is een aantal validaties ingebouwd, waarmee medewerkers gedwongen worden om bepaalde velden in de database in te vullen. Niet alleen helemaal Jidoka, maar ook echt Poka Yoke dus!