Een supersnel straatje

IMG_20140225_155649

Afgelopen woensdag hadden we een kleine delegatie van mijn alma mater op bezoek. 4 collega’s van de UB Groningen kwamen langs om onze scanstraat te bekijken en ons het hemd van het lijf te vragen over onze dienstverlening rondom digitalisering.

Hoewel wij zelf best trots zijn op de inrichting van onze “straat”, zijn onze mogelijkheden met slechts één scanner en een camera toch beperkt. Om ook een idee te krijgen van wat zich aan het andere einde van het digitaliseringsspectrum bevindt, bezochten wij ’s middags dan ook Naturalis. Dit museum ontving in 2009 dertig miljoen van de overheid voor de inrichting van een Nederlands Centrum voor Biodiversiteit. Als tegenprestatie moesten in 2015 twee doelstellingen gerealiseerd zijn: zeven miljoen gedigitaliseerde objecten én een permanente infrastructuur voor opslag en presentatie. Dat red je natuurlijk niet met één scanner, dus werd het digitaliseringsproces ingericht als een fabriek met productielijnen en werd er 80 man aan (tijdelijk) personeel ingehuurd om deze klus te klaren. Niet dat wij op korte termijn van plan zijn om de UB vol te zetten met scanners en het personeel in witte jassen achter een lopende band te zetten, maar toch valt er ook voor kleinere instellingen zeker wat te leren van een dergelijke grootschalige opzet.

Ze heeft men voor elke materiaalsoort of bewaarmethode een aparte lijn ingericht, elk met een gespecialiseerde apparatuur en eigen specificaties. Zo is er een aparte lijn voor het 2D materiaal (de notities en tijdschriften), de herbarium-collectie (gedroogde planten op papier), de zgn. natte collectie (dieren op alcohol), voor dieren die alleen met de microscoop zijn te bekijken en voor glaspreparaten. Op deze manier kunnen niet alleen meer scans tegelijk worden gemaakt, maar hoeven de instellingen en procedures tijdens het proces ook nauwelijks aangepast. En dat scheelt tijd. Zo ver als Naturalis kunnen we hierin natuurlijk niet gaan, maar een scanner erbij zou ook voor ons winst kunnen opleveren. Dan kunnen we bijvoorbeeld een scanner voor beeld- en een voor tekstmateriaal reserveren, of een voor losse materialen en een voor boeken en handschriften, of materialen die plat kunnen worden gelegd en boeken en handschriften die in een wieg dienen te worden gescand.

Ook zijn vooraf hele heldere keuzes gemaakt met betrekking tot de kwaliteit. Zo is de metadatering tot een minimum beperkt, wordt er nauwelijks aan beeldbewerking gedaan en worden de onbewerkte TIFs niet opgeslagen. Voor alle productielijnen wordt één en hetzelfde collectieregistratiesysteem gebruikt. Als een van de beschrijvers de handgeschreven beschrijving op een object niet kan lezen dan wordt dit niet uitgezocht, maar wordt eenvoudigweg de foto zelf bijgevoegd. Ook op dit vlak kunnen we nog wel wat van Naturalis leren. Wij doen namelijk heel veel aan beeldbewerking en slaan diverse varianten van de TIF op, voor ons eigen archief en voor levering aan de klanten. Dit hoeft natuurlijk helemaal niet erg te zijn als dit een bewuste en weldoordachte keuze is, maar het kan geen kwaad om ons proces een keer kritisch onder de loep te nemen om te bekijken welke stappen echt van belang zijn voor onszelf en de klant.

Daar waar mogelijk wordt samengewerkt met commerciële partners. Zo heeft het bedrijf Picturae geholpen bij de inrichting van het paradepaardje van Naturalis, de Herbariumstraat. Hier zijn in 9 maanden tijd zo’n 4 Miljoen scans gemaakt. De workfklow is geheel volgens de principes van Lean Six Sigma ingericht (hierover schreef ik al in een eerdere blog):
Poka Yoke – een proces wordt zodanig ingericht dat mensen geen fouten kunnen maken;
Jidoka – de volgende productiestap mag pas worden genomen wanneer het deelproduct defectvrij is. Hoe doen ze dat?

Zo is het proces opgedeeld in enkele helder gedefinieerde stappen: het herbariumvel wordt uit de doos gehaald, ontdaan van stof en chemische resten, op een vaste plek op de lopende band gelegd, van een unieke barcode voorzien, gefotografeerd en weer terug in de doos gestopt. Deze barcode functioneert tijdens het gehele proces als identifier, en is tegelijk gekoppeld aan de standplaats. Een fout wordt opgelost tijdens het proces en niet achteraf. Hiervoor is elke stap voorzien van geautomatiseerde software. Constateert deze een fout, dan wordt de band stopgezet, een stap teruggedraaid, de fout opgelost en de scan opnieuw gemaakt. De metadata-invoer vindt plaats aan de hand van de scans door een team dat in Suriname is gevestigd.
Aan het eind van elke dag worden de scans klaargezet op een harvesting-schijf. De TIFs worden naar het Instituut voor Beeld en Geluid gestuurd voor duurzame opslag, en er worden geautomatiseerd afgeleiden gemaakt voor eigen presentatie.

Dit lijkt heel simpel, en zo zou het ook moeten zijn. Naar mijn idee wordt er in ons proces nog iets te vaak geup- en download en van de ene naar de nadere PC geschreven. Dit kost niet alleen wachttijd, maar ook nadenktijd (uhhhh….wat was ik ook alweer aan het doen? Had ik die scans nou wel of niet….?). GOOBI heeft in dit opzicht al voor een grote verbetering gezorgd, maar van een naadloos proces is nog geen sprake. Ook daar moeten we de komende tijd over gaan nadenken. Deze activiteiten passen bovendien goed in enkele van de projecten en activiteiten die voor 2014 op de agenda staan, zoals de storage van digitale objecten en het oplossen van de uploadachterstanden van de scans in onze beeldbank.

Aan dus, die witte jas, en op naar een super snel en soepel straatje!

 

Een deel van de digitaliseringsactiviteiten vindt plaats op de zaal, te midden van bezoekers. De hond is opgezet, en maakt de drempel tot het stellen van vragen een stuk lager.

Een deel van de digitaliseringsactiviteiten vindt plaats op de zaal, te midden van bezoekers. De hond die vooraan op de verhoging ligt is opgezet, maar maakt de drempel tot het stellen van vragen een stuk lager.

 

It’s the end of the world as we know it…?

We hebben er allemaal wel eens last van. Soms nestelt een liedje zich hardnekkig in je hoofd. Je fluit het vanaf het moment dat je opstaat, tot je naar bed toe gaat. En het gaat er wekenlang niet meer uit. Dat heb ik momenteel met: ‘It’s the end of the world as we know it…’ van REM.

Misschien heeft het te maken met de crisis. Als ik het nieuws moet geloven bevinden wij ons op een zinkend schip, zowel economisch, cultureel als sociaal. Maar het deuntje kan ook te maken hebben met het jubileumcongres van de Nederlandse Boekhistorische Vereniging (NBV) dat ik op 1 november bezocht. Centrale vraag tijdens deze dag was of de geschiedenis van het boek ons kan helpen om de mediarevolutie (of beter gezegd -depressie) waar wij ons momenteel middenin bevinden beter te begrijpen. Want zoals we allemaal weten lezen we steeds minder, kopen we geen papieren boeken meer, zeggen we massaal de krant op en voeden we ons met snapshots van Nu.nl en sociale media.

De NBV had aan acht onderzoekers, gespecialiseerd in uiteenlopende periodes en aspecten van de boekgeschiedenis, gevraagd om ter beantwoording van deze vraag de voorbije revoluties in tekstoverdracht onder de loep te nemen. Het doemdenken over het einde van het boek en het lezen bleek niet uniek voor onze tijd, maar doorheen de geschiedenis een terugkerend thema te zijn. Van de overgang van handschrift naar druk, de leesrevolutie van de 18de eeuw tot aan de uitvinding van elektronische media als telefoon en radio, elke mediarevolutie is tot dusver op een vergelijkbare manier ervaren. Enerzijds met vreugde over de groei van het aanbod en het toegenomen gemak. Anderzijds met angst voor oppervlakkigheid en het verlies aan controle. En, zoals Adriaan van der Weel in zijn introductie betoogde, net zoals bij een echte revolutie zijn de veranderingen onontkoombaar. Ze kunnen niet door individuen kunnen worden beïnvloed, laat staan worden tegengehouden.

Het verhaal van Lisa Kuitert richtte zich op de leesrevolutie van de achttiende eeuw. Zij liet zien dat tijdens deze periode steeds meer werd gelezen en gekocht en dat zich ook allerlei nieuwe genres ontwikkelden. Het lezen beperkte zich niet meer tot een intensieve bestudering van de canon, maar er werd steeds meer en oppervlakkiger gelezen. Dit zorgde voor een veranderende relatie tot de tekst die hiermee minder heilig werd en niet alleen vereerd, maar ook bespot kon worden. Deze ontheiliging ziet zij terug in de moderne tijd. Door het internet, social media en self-publishing wordt de diversiteit in teksten groter en groter, maar de waarde en levensduur ervan wordt ook steeds kleiner. Zij roept daarom (tevergeefs, zie boven) op om in opstand te komen, en deze trend te keren.

Kevin Absillis probeerde in zijn betoog vooral een verklaring te bieden voor onze angst voor het verdwijnen van het boek. Hij constateerde daarbij allereerst dat in de recente pers en literatuur de persoon Gutenberg wordt geassocieerd met allerlei ‘verlichte’ uitvindingen, zoals democratie, de moderne mens en de rede. Zo werd in The Economist 1439 -het jaar waarin Gutenberg voor het eerst met losse letters drukte – als belangrijkste jaartal in de geschiedenis van de mensheid verkozen. Dat is op zijn zachtst gezegd merkwaardig. Dat aan het drukken van boeken meer belang wordt gehecht dan aan het maken van machines kan ik nog wel volgen, maar dat deze gebeurtenis zelfs de geboorte van Jezus Christus verslaat….?
Absillis beschouwt het ophemelen van het (papieren) boek in het algemeen en de persoon Gutenberg in het bijzonder dan ook als een nostalgisch gestimuleerde bewustzijnsvernauwing, maar hoe kan deze worden verklaard? Hiervoor bestudeerde hij een aantal apocalyptische films en romans waarin boeken onverwacht een grote rol blijken te spelen, zoals 1984, V is for Vendetta en The day after tomorrow. In alle gevallen staan boeken symbool voor het verdwijnen van onze beschaving. Alleen door het redden van boeken (lees: onze rede) kan het tij worden gekeerd en onze beschaving gered. Hieruit spreekt een verlangen naar de moderniteit zoals die oorspronkelijk bedoeld was, met de belofte van vooruitgang, redelijkheid en perfectie. Absilis waarschuwt dat de moderne wetenschap zich afzijdig zou moeten houden van deze deze ideologische interpretatie van de boekgeschiedenis en meer naar de feiten zou moeten kijken.
Dit doet ook Kiene Brillenburg, die ‘het einde van het boek’ slechts als de uiting van een literair genre beschouwt. Volgens haar is er juist sprake van een tegentrend. Net zoals er na de uitvinding van de magnetron en kant-en-klaarschotels hernieuwde aandacht kwam voor slow-cooking en kleinschalig produceren, zien we nu dat de digitale revolutie ook een slow-traditie tot gevolg heeft. Grote bedrijven hebben te lijden onder de crisis, maar tegelijk komen er steeds meer kleine uitgeverijen, die zich richten op ambachtelijke productie voor een klein publiek.

De slotdiscussie zorgde voor misschien wel de boeiendste bijdrage aan de dag. Voormalig uitgever-directeur van Meulenhoff Laurens van Krevelen vroeg hierin aandacht voor de invloed van de economische zienswijze op de huidige (veronderstelde) teloorgang van het boekenvak. Concernvorming, marketing, massaproductie; het zijn deze mechanismen die bij uitgeverijen hebben gezorgd voor een beleid dat slechts gericht was op winstmaximalisatie, met de bekende desastreuze gevolgen. We hoeven daarbij alleen maar te denken aan de teloorgang van Selexyz en de Free Record Shop. We kunnen wel somberen over de dalende uitleencijfers bij openbare bibliotheken, maar moeten deze vooral in perspectief zien. Vóór 1970 waren ze namelijk nog veel lager waren dan nu. Ook kranten laten een vergelijkbare curve zien. De oplage van NRC groeide in de jaren negentig explosief van 90.000 naar 300.000. Door de huidige daling krijgen wij misschien wel het gevoel dat het einde van de papieren krant in zicht is, maar in zekere zin zijn we nu weer terug bij de normale cijfers. Met andere woorden, we hebben te maken gehad met een zeepbel, een onnatuurlijke groei die gedoemd was tot een einde te komen. Dat dit nu gebeurt is misschien wel een noodzakelijke ontwikkeling. Het kaf wordt van het koren gescheiden, de (kleinere) gezonde bedrijven blijven over en het belangrijkste: we zijn terug bij de menselijke schaal.

En of het papieren boek zal blijven bestaan? Dat zal de tijd ons leren. Vanaf het moment dat de drager geen toegevoegde waarde meer biedt op de inhoud, dan zal deze verdwijnen. Wie treurt er nu bijvoorbeeld nog over het verlies van het casettebandje? Maar hoewel we inmiddels auto’s, vliegtuigen en raketten tot onze beschikking hebben, stappen we allemaal nog massaal in de trein. En ondanks de uitvinding van de TV luisteren we allemaal nog altijd graag radio, een archaisch medium, al zo’n 100 jaar oud, maar nog altijd springlevend. Iets minder Armagaddon dus graag. We bevinden ons dan misschien aan het einde van een tijdperk, maar het einde van onze beschaving is gelukkig nog lang niet in zicht.
It’s the end of the world as we know it? But I feel fine……..!!!

Werken aan je competenties met IPMA

PM

Toen ik enkele jaren geleden werd overgeplaatst van de sector Bijzondere Collecties naar Digitale Diensten en er officieel Projectmanager in mijn functieomschrijving kwam te staan, werd ik ook in de gelegenheid gesteld om een cursus projectmanagement te volgen. Ik had bij mijn vorige werkgever al Prince2 examen gedaan en hoewel ik hier zeker wel wat aan heb gehad, vond ik de bijbehorende cursus zo saai dat ik niet direct stond te springen. Het ging er daarin toch vooral om heel veel termen uit je hoofd te leren. Mijn collega projectmanagers hadden echter alle drie al eens een cursus gevolgd die gericht was op het verbeteren van competenties van projectmanagers en zij verzekerden mij dat dit wel erg nuttig was geweest. Aan de slag dus. Na een vergelijking van de twee bekendste methodes, IPMA en projectmatig creëren, viel de keus op de eerste. Ik mocht me inschrijven voor het examen IPMA D en ter voorbereiding hierop bezocht ik 4 cursusdagen in Utrecht.

Was dat nuttig? Ja, wel zeker! De IPMA certificering bestaat uit een mix van harde en zachte competenties. Tot de harde vaardigheden behoort onder meer het maken van een planning, begroting en eindbalans. De zachte vaardigheden gaan over zaken als teambuilding, onderhandelen en het luisteren naar klanten. Sommige onderwerpen waren nieuw voor me, andere al in meer of mindere mate bekend, dankzij Prince2, of omdat we er zelf al mee werken in onze projecten. Maar het is goed om een keer het complete verhaal te horen en – belangrijker nog – er over te discussiëren en er mee aan de slag te gaan in huiswerkopdrachten. Op die manier blijft de stof echt goed hangen.

Tijdens de cursus was er ook voldoende tijd ingeruimd om ervaringen uit te wisselen over succes- en faalfactoren in projecten. En dat was leuk én zinvol. Mijn mede-cursisten kwamen uit de meest uiteenlopende sectoren, van energiecentrale en riolering tot Topdesk en Heineken. Zij vonden het wel amusant, een bibliotheekmedewerkster die ‘in de oude boeken zit’. Nu hebben allemaal wel eens de neiging om op te kijken naar commerciële bedrijven, onder het mom van ‘met zulke grote budgetten zullen ze wel veel professioneler werken’. Maar ik kwam er al snel achter dat dit een misverstand is. Uiteraard zijn onze budgetten in de meeste gevallen veel kleiner, maar ik ben er wel achter gekomen dat onze projecten zeker niet slechter lopen.

Zo bleek iedereen problemen te ondervinden met het maken van een realistische planning. We zijn blijkbaar allemaal geneigd te onderschatten hoe lang iets duurt, ook al hebben we het vaker gedaan. Dit staat bekend als de ‘planning fallacy’. We hebben een hele sessie besteed aan het uitwisselen van tips en ideeën om deze valkuil te voorkomen. Een heel goed idee vond ik het organiseren van een planningsworkshop. Het hele team maakt tijdens een sessie van een halve of hele dag gezamenlijk een planning. Dit wordt gedaan met behulp van drie soorten post-its die op een wandvullend vel papier worden geplakt:

  • Groene voor beslissingen (en wie neemt deze?)
  • Roze voor de benodigde input (en wie is hiervoor nodig?)
  • Gele voor activiteiten (Wie? Minimale duur? Maximale duur)

Samen definieer je op deze manier alle mijlpalen in het project. Vervolgens schrijf je op een flipover wat de op te leveren producten en diensten zijn voor de verschillende mijlpalen. Alle input wordt ten slotte door de projectleider verwerkt tot een planningsdocument. Uiteraard dient een dergelijke sessie voorzien te worden van voldoende koffie, thee, koeken en een borrel achteraf. Op deze manier is de workshop namelijk ook bevorderlijk voor de teambuilding.

Mij lijkt een dergelijke sessie in elk geval heel nuttig. Nu alleen nog afwachten wat mijn eerstvolgende project gaat worden, zodat ik het geleerde in de praktijk kan brengen!

Helemaal Poka Yoke!

Saskia van Bergen

Als medewerker van de afdeling Innovatie & Projecten houd ik mij vooral bezig met projectmanagement. Hierbij werk je binnen een beperkte periode en budget naar een concreet einddoel of eindproduct. De laatste tijd kom ik steeds vaker de term procesmanagement tegen. Hierbij gaat het om het ontwikkelen en verbeteren van doorlopende activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een productielijn in een fabriek of – om het wat dichter bij huis te houden – de gang van het boek in onze bibliotheek. In de praktijk komt het een meestal uit het ander voort. Zo wordt er vaak een project gestart om een onderdeel in een proces in te richten of te verbeteren. 

Het een-na-laatste nummer van Informatie Professional bevat een inspirerend artikel van de hand van Matthijs van Otegem over de toepassing van procesmanagement in de Koninklijke Bibliotheek. Als case-study gebruikt hij de verbetering van het digitaliseringstraject,  wat gezien de projecten met Google en ProQuest een belangrijke activiteit is voor de KB. Toen een oud-collega me vertelde dat de KB een workshop organiseerde over hetzelfde onderwerp, aarzelde ik geen moment en heb direct gevraagd of ik aan mocht sluiten. Gelukkig was ik van harte welkom!

Tijdens de workshop werd uitgebreid ingegaan op één van de bekendere procesmanagementmethodes Lean Six Sigma. Hierin staat het verbeteren van klanttevredenheid en het verhogen van efficiëntie centraal. “Door te focussen op datgene wat voor de klant écht belangrijk is en fouten in de uitvoering terug te dringen, wordt het aantal processtappen gereduceerd (Lean) en de uitkomst van de processen voorspelbaar gemaakt (Six Sigma) “. Doordat de methode van oorsprong Japans is, kwamen er flink wat exotische termen voorbij, zoals Poka Yoke – een proces wordt zodanig ingericht dat mensen geen fouten kunnen maken – en Jidoka – de volgende productiestap mag pas worden genomen wanneer het deelproduct defectvrij is. Ook wordt veel verantwoordelijkheid bij de medewerkers neergelegd; verbetering wordt niet van boven opgelegd, maar doe je samen. De deelnemers aan de workshop werden daarom ook zelf aan het werk gezet. De opdracht was om in groepjes te bedenken hoe de klanttevredenheid bij het aanvragen van boeken uit het Depot Nederlandse Publicaties verbeterd kon worden. Deze boeken mogen het gebouw niet verlaten, wat regelmatig tot misverstanden en ontevredenheid leidt bij klanten.

Na afloop realiseerde ik me dat we op de UB ook al tamelijk Lean werken. Dit is namelijk precies wat wij proberen te bereiken met de nieuwe dienst “Digitalisering op verzoek”. Ook hier vormde de klant het uitgangspunt voor de inrichting van een efficiëntere workflow. Door het proces te vereenvoudigen en te automatiseren kunnen de scans sneller aan de klant worden geleverd, en kost het ons tegelijk minder tijd en inzet. Hiervoor hebben we uiteenlopende deelproducten gerealiseerd, waaronder:
– Buttons in PRIMO waarmee klanten direct vanuit de catalogus scans kunnen bestellen
– Geautomatiseerde levering van scans door middel van FTP
– Een betaalmodule waarmee klanten snel en eenvoudig kunnen betalen

Ook de aanschaf van het softwarepakket GOOBI voor het inrichten en managen van de digitaliseringsworkflow helpt hierbij. Goobi deelt het productieproces op in deeltaken, en koppelt aan elke taak een rol, zoals ‘baliemedewerkers’, en ‘scanmedewerkers’. Taken worden na afronding automatisch naar de volgende in het proces doorgestuurd, of -wanneer een fout wordt geconstateerd- teruggestuurd naar de vorige. Ook is een aantal validaties ingebouwd, waarmee medewerkers gedwongen worden om bepaalde velden in de database in te vullen. Niet alleen helemaal Jidoka, maar ook echt Poka Yoke dus!