Een supersnel straatje

IMG_20140225_155649

Afgelopen woensdag hadden we een kleine delegatie van mijn alma mater op bezoek. 4 collega’s van de UB Groningen kwamen langs om onze scanstraat te bekijken en ons het hemd van het lijf te vragen over onze dienstverlening rondom digitalisering.

Hoewel wij zelf best trots zijn op de inrichting van onze “straat”, zijn onze mogelijkheden met slechts één scanner en een camera toch beperkt. Om ook een idee te krijgen van wat zich aan het andere einde van het digitaliseringsspectrum bevindt, bezochten wij ’s middags dan ook Naturalis. Dit museum ontving in 2009 dertig miljoen van de overheid voor de inrichting van een Nederlands Centrum voor Biodiversiteit. Als tegenprestatie moesten in 2015 twee doelstellingen gerealiseerd zijn: zeven miljoen gedigitaliseerde objecten én een permanente infrastructuur voor opslag en presentatie. Dat red je natuurlijk niet met één scanner, dus werd het digitaliseringsproces ingericht als een fabriek met productielijnen en werd er 80 man aan (tijdelijk) personeel ingehuurd om deze klus te klaren. Niet dat wij op korte termijn van plan zijn om de UB vol te zetten met scanners en het personeel in witte jassen achter een lopende band te zetten, maar toch valt er ook voor kleinere instellingen zeker wat te leren van een dergelijke grootschalige opzet.

Ze heeft men voor elke materiaalsoort of bewaarmethode een aparte lijn ingericht, elk met een gespecialiseerde apparatuur en eigen specificaties. Zo is er een aparte lijn voor het 2D materiaal (de notities en tijdschriften), de herbarium-collectie (gedroogde planten op papier), de zgn. natte collectie (dieren op alcohol), voor dieren die alleen met de microscoop zijn te bekijken en voor glaspreparaten. Op deze manier kunnen niet alleen meer scans tegelijk worden gemaakt, maar hoeven de instellingen en procedures tijdens het proces ook nauwelijks aangepast. En dat scheelt tijd. Zo ver als Naturalis kunnen we hierin natuurlijk niet gaan, maar een scanner erbij zou ook voor ons winst kunnen opleveren. Dan kunnen we bijvoorbeeld een scanner voor beeld- en een voor tekstmateriaal reserveren, of een voor losse materialen en een voor boeken en handschriften, of materialen die plat kunnen worden gelegd en boeken en handschriften die in een wieg dienen te worden gescand.

Ook zijn vooraf hele heldere keuzes gemaakt met betrekking tot de kwaliteit. Zo is de metadatering tot een minimum beperkt, wordt er nauwelijks aan beeldbewerking gedaan en worden de onbewerkte TIFs niet opgeslagen. Voor alle productielijnen wordt één en hetzelfde collectieregistratiesysteem gebruikt. Als een van de beschrijvers de handgeschreven beschrijving op een object niet kan lezen dan wordt dit niet uitgezocht, maar wordt eenvoudigweg de foto zelf bijgevoegd. Ook op dit vlak kunnen we nog wel wat van Naturalis leren. Wij doen namelijk heel veel aan beeldbewerking en slaan diverse varianten van de TIF op, voor ons eigen archief en voor levering aan de klanten. Dit hoeft natuurlijk helemaal niet erg te zijn als dit een bewuste en weldoordachte keuze is, maar het kan geen kwaad om ons proces een keer kritisch onder de loep te nemen om te bekijken welke stappen echt van belang zijn voor onszelf en de klant.

Daar waar mogelijk wordt samengewerkt met commerciële partners. Zo heeft het bedrijf Picturae geholpen bij de inrichting van het paradepaardje van Naturalis, de Herbariumstraat. Hier zijn in 9 maanden tijd zo’n 4 Miljoen scans gemaakt. De workfklow is geheel volgens de principes van Lean Six Sigma ingericht (hierover schreef ik al in een eerdere blog):
Poka Yoke – een proces wordt zodanig ingericht dat mensen geen fouten kunnen maken;
Jidoka – de volgende productiestap mag pas worden genomen wanneer het deelproduct defectvrij is. Hoe doen ze dat?

Zo is het proces opgedeeld in enkele helder gedefinieerde stappen: het herbariumvel wordt uit de doos gehaald, ontdaan van stof en chemische resten, op een vaste plek op de lopende band gelegd, van een unieke barcode voorzien, gefotografeerd en weer terug in de doos gestopt. Deze barcode functioneert tijdens het gehele proces als identifier, en is tegelijk gekoppeld aan de standplaats. Een fout wordt opgelost tijdens het proces en niet achteraf. Hiervoor is elke stap voorzien van geautomatiseerde software. Constateert deze een fout, dan wordt de band stopgezet, een stap teruggedraaid, de fout opgelost en de scan opnieuw gemaakt. De metadata-invoer vindt plaats aan de hand van de scans door een team dat in Suriname is gevestigd.
Aan het eind van elke dag worden de scans klaargezet op een harvesting-schijf. De TIFs worden naar het Instituut voor Beeld en Geluid gestuurd voor duurzame opslag, en er worden geautomatiseerd afgeleiden gemaakt voor eigen presentatie.

Dit lijkt heel simpel, en zo zou het ook moeten zijn. Naar mijn idee wordt er in ons proces nog iets te vaak geup- en download en van de ene naar de nadere PC geschreven. Dit kost niet alleen wachttijd, maar ook nadenktijd (uhhhh….wat was ik ook alweer aan het doen? Had ik die scans nou wel of niet….?). GOOBI heeft in dit opzicht al voor een grote verbetering gezorgd, maar van een naadloos proces is nog geen sprake. Ook daar moeten we de komende tijd over gaan nadenken. Deze activiteiten passen bovendien goed in enkele van de projecten en activiteiten die voor 2014 op de agenda staan, zoals de storage van digitale objecten en het oplossen van de uploadachterstanden van de scans in onze beeldbank.

Aan dus, die witte jas, en op naar een super snel en soepel straatje!

 

Een deel van de digitaliseringsactiviteiten vindt plaats op de zaal, te midden van bezoekers. De hond is opgezet, en maakt de drempel tot het stellen van vragen een stuk lager.

Een deel van de digitaliseringsactiviteiten vindt plaats op de zaal, te midden van bezoekers. De hond die vooraan op de verhoging ligt is opgezet, maar maakt de drempel tot het stellen van vragen een stuk lager.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.